En tenant un rôle différent au fil des réunions, chaque membre de l'équipe s'appropriera au fur et à mesure les clés de l'animation d'une réunion engageante et plus efficace.
Ses rôles sont inspirés des travaux de Alain Cardon (Métasystème) et Paul Devaux (Orygin).
Le facilitateur
« Ok, la réunion est presque terminée. Avons-nous bien atteint notre objectif ? Que nous manque-t-il éventuellement pour être pleinement satisfaits de notre travail ? »
Le rôle du facilitateur
Le facilitateur a pour rôle de faire circuler la parole au sein du groupe en veillant à une participation active et équilibrée de chacun pendant les réunions. Il permet de profiter de toutes les contributions, même celles des plus introvertis.
Il veille sur le niveau d'énergie de l'équipe.
Ses interventions sont multiples :
Il facilite l’expression : questionne, écoute, reformule, valorise, etc.
S’assure que tout le monde participe y compris sur le fil de discussion qu'il suit via le tchat
Veille à ce que les consignes soient comprises par tous
Proposer une pause s'il ressent que l'équipe est en baisse d'énergie
De plus, il facilite l’avancement :
Lance le sujet, recadre le débat, recentre sur l’objectif
Ponctue l’échange lors des cadences indiquées par le cadenceur
Quels sont les bénéfices pour l’équipe ?
En apprenant ces compétences d’animation, l’équipe renforce sa cohésion interne et sa confiance en elle-même.
Le cadenceur
« Nous avons passé 10 minutes sur ce sujet, il en reste encore 10. »
Le rôle du cadenceur
Le rôle de cadenceur a pour objet de cadencer les séquences de travail. Ce rôle permet de tenir les durées allouées aux réunions.
Ses interventions :
Il indiquera la cadence de façon homogène, en signalant pour chaque séquence de la réunion le temps passé et le temps restant.
A la fin du temps prévu pour chaque séquence de travail, il pose la question à l’équipe de la nécessité d’allouer davantage de temps, de s’arrêter ou de reprendre rdv pour aller plus loin.
Ne pas confondre :
Il ne décide pas lui-même, puisqu’il s’agit du temps de l’équipe, pas du sien (contrairement à ce que suggère l’expression de time-keeper, gardien du temps).
De plus, le cadenceur n’est pas responsable de la fixation des temps attribués à chaque point inscrit à l’ordre du jour, ni du respect de ces temps, ni de l’octroi de temps supplémentaire (cette décision est celle du leader de la réunion ou du groupe entier selon le principe de co-responsabilité).
Les bénéfices pour l’équipe ?
En apprenant à cadencer ses séances de travail, l’équipe apprend à respecter ses engagements. Et grâce au cadenceur la réunion commence et termine à l’heure !
Le pousse-décision
« Attention ! Nous changeons de sujet sans avoir pris de décision. »
Les caractéristiques du rôle de pousse-décision :
Il est attentif à ce que les décisions soient prises et intervient de façon stratégique et régulière pour « pousser » les décisions.
Ses interventions :
Il note les décisions qui seront consignées dans le compte rendu de la réunion.
Il est attentif à ce que soient prises des décisions clairement formulées, mesurables, avec des délais définis, des moyens cohérents, avec un responsable ou un pilote identifié.
Pour garder la trace de l'essentiel de ce qui s'est dit et de ce qui a été décidé pendant la réunion, le rôle de scribe peut être délégué à un participant ou partagé en mode co-édition.
Des bénéfices pour l’équipe ?
Le rôle de pousse-décision entraîne l’équipe à orienter les prises de parole vers l’action et la décision concertée pour sa plus grande efficacité.
L'agitateur
" Sophie, pourrais-tu nous aider à comprendre ton idée en l'illustrant de manière métaphorique ?"
La description du rôle d’agitateur
Le rôle d’agitateur va permettre à l’équipe d’aller au bout de ses idées, de ses échanges de bonnes pratiques individuelles, en les stimulant par des questions décadrantes qui bousculent les idées reçues. Ce rôle se rapproche de la posture du chapeau vert « Créativité » de la méthode d’Edward De Bono
Ses interventions :
A la fin de la réunion, il organise un temps de feedback sur le fonctionnement du groupe pendant la réunion en partageant ce qu’il a observé.
Il peut s’appuyer sur l’outil ROTI que vous avez vu précédemment.
L’équipe peut s’accorder sur :
Ce qui a bien fonctionné et est à garder
Ce qui peut être amélioré
Ce qu’il commencer à faire
Ce qu’il faut arrêter de faire
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