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  • laurencetessier

Préparer et conduire une réunion à distance efficace

La réunion virtuelle est un moment clé dans la vie d’une équipe qui collabore à distance.

Comment la préparer et la conduire pour un résultat optimal?




Un espace vecteur de liens


Comme en présentiel, la réunion d'équipe à distance est un lieu d'échanges et de partage d'informations, de travail, de production d'idées, de débat et de prise de décision.

Elle est aussi vecteur de lien entre les personnes pour créer et maintenir un sentiment d'appartenance à l'équipe.


Des clés pour la réussir


Comme en présentiel, une réunion à distance efficace est une réunion bien préparée, bien conduite et dont les résultats, les décisions prises, les idées émises seront capitalisées et disponibles ensuite facilement pour toute personne concernée.


Les bonnes pratiques mises en œuvre pour une réunion classique sont donc à maintenir pour une réunion virtuelle.

Un 1er point d’attention concerne le nombre de participants : pour fluidifier les échanges et interactions et favoriser l’implication de tous, un maximum de 8 à 10 personnes est recommandé. Au-delà de ce nombre, on ne sait plus qui est là, on risque la cacophonie et que cela se transforme en une réunion « top down ».


Plus difficile à conduire qu’en présentiel, les réunions à distance demandent plus de préparation et d’anticipation.


Comment rendre une réunion à distance aussi productive voire plus qu'une réunion classique ?


Tout d’abord, la préparation et la planification.

Informez les personnes que vous souhaitez inviter, des objectifs et détails de la réunion et proposez date et heure convenant à tous si vous partagez un calendrier, ou des suggestions de créneaux via un outil de planification, par exemple doodle ou framadate, en précisant bien la durée de la réunion.

Attention au décalage horaire si les participants invités ne sont pas tous dans le même fuseau horaire !

Comme pour une réunion en présentiel, partagez l'ordre du jour suffisamment à l’avance pour que chacun prenne connaissance des points qui seront traités, prépare ses questions, réunisse les idées qu’il partagera, voire prépare le sujet sur lequel il interviendra, à votre invitation et dans le temps imparti.


Ensuite, remarquons que notre capacité d'attention, particulièrement devant un ordinateur est limitée. Privilégiez donc des formats courts qui inciteront à commencer à l'heure et cadencez les temps de parole pour donner du rythme à votre réunion.


De plus, utilisez un outil de webconférence ou visioconférence qui permet de partager à l’affichage un document simultanément avec les personnes connectées et de varier les supports de communication. Voir ensemble la même information dissipe bien souvent des incompréhensions et des malentendus et favorise le maintien de l’attention.


Prévoyez 5 à 10 min de temps préalable de connexion, voire un plan B pour les personnes qui ne pourraient pas rejoindre la webconference, par exemple un numéro de téléphone.

Puis accueillez chacun des collaborateurs individuellement et proposez une activité conviviale en début de réunion : un tour de table méteo du groupe avec des émoticones, une photo de ce que chacun voit de sa fenêtre,…


La communication à distance


Identifions maintenant un autre élément fondamental pour bien préparer et conduire une réunion à distance : bien communiquer.

Il est ici important de rappeler qu’à distance, y compris lors d’un échange en webconférence, une partie de la communication non verbale, posture, gestuelle, ne fonctionne pas.


Par ailleurs, comme en face-à-face, rappelons que les mots employés représentent moins de 10% des informations entendues par un interlocuteur.

Le regard et la voix sont essentiels :

- Bien penser à maintenir le lien grâce au regard, éviter de baisser les yeux et de lire sur des supports autres que sur l’écran en face de soi

- Utiliser la voix en modulant volume, débit, intonation et timbre pour capter l’attention et transmettre dynamisme et convivialité.