Créer et maintenir la cohésion et la performance de son équipe tout en relevant le défi de la distance nécessite que le manager accompagne ce processus de façon pro-active.
Voici ici quelques clés partagées.
Un projet commun valorisé
Ce qui signifie rassembler l’équipe autour d’une même vision, partagée, autour d’un projet commun dans lequel chacun pourra s’inscrire.
Idéalement, cette étape s’organise en présentiel lors d’un kick-off ou un séminaire d’équipe type team-building.
Possible à distance grâce aux nombreux outils désormais disponibles tels que Klaxoon, elle nécessite une préparation détaillée et une organisation rigoureuse.
Co-construire une charte d'équipe
Le Team Canvas est une charte d’équipe qui pourra être réalisée collectivement, via des échanges en visio et un tableau blanc virtuel partagé. Sur Klaxoon, il est facile d’importer la trame en arrière plan puis lancer un brainstorm à distance.
Utile lors du lancement d’un nouveau projet, de la construction d’une nouvelle équipe ou pour une équipe déjà en place qui ne fonctionne pas bien, le Team Canvas (ou charte d’équipe) offre un support visuel à la vision de l’équipe et pourra être enrichi, amendé selon les évolutions de chacun, l’arrivée de nouveaux collaborateurs, etc.
Les points clés d'une charte d’équipe :
Le but et les objectifs de l’équipe
Qui sont les membres de l’équipe ?
Quels sont leurs rôles et leurs forces ?
Qu’est ce que chacun apporte, ses compétences, ses valeurs, ses traits de caractère ?
Comment chacun contribue-t-il à l’atteinte des objectifs ?
Quelles sont les valeurs de l’équipe, partagées par tous ?
Quelles sont les règles et activités qui vont permettre à l’équipe de réussir ?
Bâtir la confiance
« La confiance se gagne en gouttes et se perd en litres »
Jean-Paul SARTRE
En effet, bâtir la confiance est un travail de tous les jours !
Mais comment susciter cette confiance sans contact réguliers, au quotidien ?
Poser le cadre relationnel et expliciter des conventions de fonctionnement
Poser le cadre relationnel et expliciter des conventions de fonctionnement pour que chacun puisse s’auto-réguler est une 1ère étape. C’est la clé d’une collaboration à distance efficace.
L’élaboration de ces règles peut avoir lieu lors d’un temps collectif de cohésion d’équipe, idéalement en présentiel.
Formaliser et expliciter ce qui se fait de manière naturelle en présentiel
C’est par exemple démarrer chaque moment d’échanges synchrones par un tour de table sur l’« état d’humeur » / la météo du jour de chacun.
Cela permettra, au fur et à mesure des échanges à distance, de porter l’attention sur la dimension émotionnelle de la communication.
De la qualité de votre écoute et de l’attention que vous porterez à chacun dépendra la construction de la confiance au sein de l’équipe.
Créer et maintenir du lien avec et entre les collaborateurs
Il n’est pas forcément indispensable de créer de nouveaux process pour les collaborateurs à distance mais il faut s’assurer que chacun ait le même niveau d’information.
Par exemple, chaque matin vous pouvez prendre un temps pour échanger avec vos collaborateurs qu’ils soient à distance ou non. Vous pouvez aussi les inviter à participer à des échanges vidéo en groupe afin de discuter de l'ordre du jour d’une prochaine réunion.
Par ailleurs, il est essentiel de maintenir un contact visuel avec vos collaborateurs distants. Cette forme de communication vous permet d’avoir des indices sur leur état émotionnel.
Pour mesurer leur réaction face à un changement, ou simplement pour juger de leur humeur, la vidéo exprimera beaucoup plus qu'un simple appel téléphonique ou un sms.
Favoriser le travail en binôme
Encourager les connexions entre les membres de l’équipe, par exemple sous forme de travaux en binôme est aussi un excellent levier pour leur permettre de mieux se connaître
Mettre en place des méthodes et outils de travail adaptés
Le choix des outils de communication et de collaboration adaptés à votre équipe et à ses besoins sera un atout pour planifier, coordonner et permettre à chacun de suivre l’activité de l’équipe à distance.
Les différents outils disponibles (mail, téléphone, viso-conférence, plateforme collaborative) sont complémentaires et permettent de varier les modes de collaboration suivant les sujets.
Manager à distance, c'est avant tout manager !
Dans le cadre de nouveaux modes de travail de plus en plus interactifs et connectés, la posture managériale évolue vers un leadership lié à des compétences d’animation et de développeur de talents. En favorisant le travail collaboratif et la créativité.