S’intéresser aux modalités de travail et de collaboration à distance conduit à tenir compte de l’éloignement physique entre les personnes qui collaborent. Cependant, la notion de distance ne se réduit pas à l’aspect de l’éloignement physique.
Quand nous parlons de travail et collaboration à distance, c’est probablement la notion d’éloignement géographique qui vient en premier lieu à l’esprit.
C’est-à-dire collaborer avec d’autres personnes sans partager le même lieu de travail, en l’absence de communauté de lieu.
Collaborer ne signifie plus nécessairement partager un même espace vital et c'est en effet le premier niveau de complexité à prendre en compte dans le management à distance.
La dispersion des collaborateurs à des milliers de kms ou la simple séparation d’un étage à l’autre d’un même immeuble de bureaux, vont modifier les pratiques d’échange et de collaboration. En effet, une frontière peut être représentée par un couloir !
Des recherches menées par Siebdrat, Hoegl et Ernst, ont montré qu’une faible distance suffit à remettre en question l’efficacité d’une équipe. Parce qu’un manager qui gère des collaborateurs dans plusieurs pays est conscient que son équipe est dispersée, il mettra donc en œuvre des dispositifs pour coordonner le travail et faciliter la communication.
De quoi parle-t-on lorsque l’on parle de distance organisationnelle ?
Dans certaines équipes, tous les collaborateurs sont à distance. Dans d’autres, c’est un mix entre collaborateurs présents physiquement et collaborateurs à distance.
Parfois, sur un même lieu de travail, certains travaillent seuls et d’autres travaillent en équipe.
En plus de l’éloignement géographique, le degré de dispersion des membres de l’équipe aura un impact sur la complexité de la collaboration. Il pourra être plus facile de piloter une équipe regroupée sur un site à quelques centaines de kilomètres que de devoir gérer des collaborateurs travaillant de manière isolée à quelques dizaines de kilomètres.
Dans un contexte d’équipes dispersées géographiquement, émergent d’autres types de distance dont il est important de tenir compte pour évaluer le niveau de complexité auquel le manager sera confronté.
La distance temporelle
Tout d’abord, la distance temporelle liée aux décalages horaires. Si vous travaillez de France et que certains de vos collaborateurs travaillent aux Etats-Unis ou en Asie, il est possible que certains commencent leur journée quand d’autres la terminent.
Au-delà de la gestion des fuseaux horaires, il peut aussi s’agir de prendre en compte des rythmes d’horaires de travail différents, liés aux habitudes du pays.
Par exemple, en Espagne la pause repas est traditionnellement entre 14h et 16h. Autre exemple : sur un chantier ou dans une usine, il est fréquent de démarrer plus tôt le matin que dans des bureaux.
La distance linguistique
Quelle sera la langue retenue pour les échanges ? Souvent l’anglais dit « business ».
Certes on se comprend et même quand l’anglais est maitrisé à bon niveau par chacun, les mots ne veulent pas dire la même chose pour un Français, un Japonais ou un Brésilien.
La distance culturelle
Enfin, la notion de distance culturelle est bien entendue fondamentale dans la collaboration à distance.
Il est à noter que la distance culturelle n’est pas uniquement liée au pays d’origine. Car deux collaborateurs peuvent partager la même langue mais avoir des cultures métiers différentes.
C’est-à-dire des pratiques, valeurs, savoirs/expertises, savoir-faire différents qui peuvent générer plus ou moins de distance dans la relation interpersonnelle. Par exemple une culture métier d’ingénieurs, de financiers, de commerciaux.
De plus, les entreprises font aujourd’hui appel à de plus en plus de prestataires indépendants qui collaborent avec les équipes en place. Ces freelances arrivent eux-mêmes avec leur propre culture, leur façon d’être, de voir les choses, de parler.
La distance technologique
Communiquer et collaborer à distance passe nécessairement par l’utilisation d’outils technologiques, en général de plusieurs. Les membres de l’équipe, y compris le manager, sont rarement au même niveau de maitrise des outils et on observe souvent une grande disparité dans l’utilisation et les usages des outils.
Entre ceux qui sont prêts à essayer tout nouvel outil qui sort sur le marché, avec parfois 2 ou 3 pour le même usage et ceux, réticents et peu à l’aise dans l’apprentissage de ces outils qui s’inquiètent de leur multiplicité et de leur complexité.
Notons également que dans de nombreuses activités (usines, chantiers, magasins, hotels, …) une partie des salariés ne dispose pas de poste informatique, de mail, et/ou ne sont pas équipés de portable professionnel.
La distance psychologique
Pour conclure, chacun a sa propre perception de la notion de proximité et de distance et du degré d’éloignement qu’il a vis-à-vis d’un collègue.
La distance émotionnelle et relationnelle provoquée par la distance géographique est vécue différemment par chaque personne.
N’oublions pas que communiquer ne se limite pas à partager des informations techniques, un individu a besoin d’exprimer son ressenti et à certains moments de donner libre cours à ses émotions, de joie, colère, tristesse ou peur.
Nous avons abordé dans cet article les différents aspects de la notion de distance, incluant l’aspect géographique, temporel, linguistique, culturel, technologique et psychologique. Ces différentes facettes de la notion de distance interpellent sur la complexité du sujet et des défis à relever pour un manager qui collabore avec des équipes dispersées.