Distinguons dans cet article des éléments clés de la posture de manager à distance.
Poser le cadre de la relation de travail à distance.
Expliciter collectivement les conventions de fonctionnement du travail à distance en équipe. Cela permet à chacun de s’ajuster, de se positionner, de savoir ce qui est imposé et de connaître les marges de manœuvres.
Préciser ses attentes. Etre clair sur les moments où chacun à distance doit être joignable, préciser de quelle manière il doit l'être. Etre explicite sur ce qui est attendu.
Mettre en place, de façon collective, des règles de collaboration pour distinguer les types d'échanges en fonction du contexte, du canal et de la nature de l'information.
Clarifier le BYOD.
Dans la mesure où que le collaborateur peut se servir de ses équipements à titre professionnel, il est primordial de préciser les règles d’utilisation.
L’anagramme BYOD (Bring Your Own Device, ou en français « Apportez votre propre appareil ») désigne l'usage d'équipements informatiques personnels à des fins professionnelles.
Cette étape n’est pas vraiment intégrée dans le cadre de la posture de manager mais fait partie du cadre matériel que le manager doit clarifier, avec ses collaborateurs, pour éviter des situations délicates en cas de manipulation d'informations critiques ou confidentielles.
Se rendre disponible.
Plus on manage à distance, plus il faut donner le sentiment à ses collaborateurs d'être proche d'eux : par des contacts réguliers au téléphone, la forme des mails, l’organisation de rencontres physiques.
Donner de la visibilité à ses collaborateurs sur ses disponibilités pour éviter toute frustration quand ils n'arrivent pas à vous joindre.
Etre à l'écoute, pleinement. Prendre le temps d’échanger sur des sujets autres que les dossiers en cours, et montrez de l'intérêt pour son collaborateur en tant que personne.
Définir des missions et des objectifs clairs : SMART
Pour renforcer l’engagement et la motivation, il est important de bien définir les missions de chaque collaborateur, et de donner des objectifs qualifiés de SMART, c’est-à-dire : S comme Spécifique et simple, M comme Mesurable, A comme Ambitieux et Accepté, R comme Réaliste et T comme délimité dans le Temps.
La vérification de l'avancée des travaux et de la bonne compréhension des rôles et missions de chacun.
Pour manager de manière efficace des collaborateurs qui travaillent à distance, il est essentiel de faire fréquemment des points : en distanciel via des réunions en ligne et en présentiel régulières.
Ces réunions sont primordiales notamment dans le cadre d'un démarrage de projet ou dans une phase d'intégration d'un nouveau collaborateur.
Manager à distance, c’est d’abord du management !
Que ce soit en présentiel ou à distance, la mission du manager reste de permettre à son équipe de remplir ses objectifs dans les meilleures conditions possibles.
Bien évidemment la dimension de l’éloignement et le fait de ne pas se voir au quotidien pose des questions supplémentaires.
Elle sont notamment liées à l’organisation des modes de travail, de contrôle et à la gestion des relations interpersonnelles.
La distance rend toute chose infiniment plus précieuse.
Arthur C. Clarke