Pour apporter du dynamisme et de l’interaction à vos réunions, soyez concrets et visuels. L’enjeu est ici de rendre acteurs les participants en les impliquant le plus possible dans les échanges.
Encourager les interactions et le partage de supports
Encouragez les partages de supports, photos, vidéos, qui feront appel à d'autres sens que l'ouïe et permettront à chacun d'assimiler plus facilement les informations et suivre le déroulé de la réunion.
Lancer des sondages au cours de la réunion
Utiliser les outils collaboratifs proposant la fonctionnalité de co-édition
Faciliter la prise de parole
Il est essentiel de faciliter et gérer les prises de parole durant les réunions à distance. Vous pouvez donner les consignes suivantes :
dire son prénom avant de parler
annoncer "J'ai fini" à la fin de sa prise de parole
nommer une personne par son prénom avant de lui poser une question.
Rester en contact avec votre équipe par le fil de discussion
De plus, afin de rester en contact avec votre équipe tout au long de votre réunion, utilisez le tchat / fil de discussion associé à votre outil de webconference.
Encouragez chacun, au début de la réunion, à réagir en temps réel via le tchat pour favoriser l'attention et l'implication.
Vous pourrez ainsi rebondir sur une information, répondre à une question et valoriser un commentaire.
N'hésitez pas à déléguer le rôle de suivi du fil de discussion à l'un des participants et prévoir des temps au cours de la réunion pour y revenir.
S'appuyer sur les fonctionnalités des outils et des conventions de savoir-être
Ce sont ici des conventions de fonctionnement et de bons comportements mis en place par l’équipe elle-même pour pallier aux problèmes techniques, aux perturbations et favoriser des échanges efficaces et agréables :
Activer sa caméra et son micro dès le début de la réunion pour permettre un échange visuel et audio, favoriser le contact et faire un « tour de table ». Selon la bande passante, il pourra ensuite être convenu de couper les vidéos.
Utiliser ensuite la fonction « mute » par défaut et activer le micro pour prendre la parole
Éviter de faire autre chose en parallèle (consulter son téléphone, lire ses mails, surfer sur internet, parler à une autre personne présente dans la pièce, …)
Ne pas monopoliser la parole mais ne pas hésiter non plus à la prendre pour rebondir ou commenter, de vive voix ou via le chat.
Et enfin retenir l’idée d’une « pause café » collective virtuelle
Cette liste de bons réflexes et de comportements appropriés n’est pas exhaustive et a vocation à s’adapter au contexte professionnel et culturel dans lequel vous évoluez.
Feed-back is back
Enfin, dans une dynamique d’amélioration continue, il est primordial de recueillir le feedback des participants en fin de réunion.
Non pas pour donner un avis sur la réunion ou la juger mais pour évaluer l’intérêt personnel d’y avoir participé.
Le Feedback est le petit-déjeuner des champions
Kenneth Blanchard
L’outil ROTI (Return On Time Invested) est utilisé en méthode agile pour donner de manière simple et rapide une appréciation sur la valeur ou l’utilité perçue par les participants, au regard du temps qu’ils ont investi pour la réunion.
A la fin de la réunion, faire un ROTI prendra 1 à 2 minutes.
Chacun à son tour donne une certaine note sur la façon dont la réunion s'est passée en qualifiant le "Retour sur le Temps Investi" sur l’échelle de notation de 1 à 5.
Puis les personnes qui ont noté de 1 à 3 répondent à la question : "Qu'est-ce qui pourrait être fait pour augmenter d'un point votre note ?" dans une optique positive et constructive.
Chaque feedback est ce qu’il est et n’appelle pas de débat. Cela apportera en revanche de précieux indices quant aux améliorations à apporter pour la réunion suivante, impliquera tous les participants dans sa réussite et renforcera le principe de co-responsabilité et d’amélioration continue.