A distance les moments d’échanges informels n’existant pas ou peu, l’enjeu est de créer des espaces de convivialité lors de moments collectifs synchrones tels que les réunions d’équipe virtuelles.
Bien préparées et bien animées, elles permettent de créer le lien entre les personnes et favorisent le sentiment d’appartenance à l’équipe, à l’entreprise.
Favoriser la convivialité et générer de l’engagement
Une technique désormais utilisée par de nombreuses équipes : la météo du moment pour chacun juste après un rapide tour de table en début de réunion.
Chacun choisit un émoticône à l’image de son état d’esprit, de son humeur dans le fil de discussion de l’outil de visio/webconférence. Cela permet à l’animateur de tenir compte des difficultés éventuelles pour la suite de la réunion, de rassurer si besoin en donnant des éléments d’explications ou de cadrage complémentaires. Cette activité est simple et rapide à mettre en place pour un impact positif sur l’efficacité de la réunion.
Le sondage pour aider la prise de décision
Le sondage est utile à tout moment de la réunion.
Au début de la réunion il permet de recueillir les avis des participants sur une question, un sujet, et de partager les représentations. En cours de réunion, pour prendre une décision par exemple tout en rythmant et maintenant l’attention des participants. Puis à la fin sous forme de nuage de mots ou de feedback.
Le brainstorming
Ensuite, vous pouvez utiliser le brainstorming pour mobiliser collectivement les idées en vue d’un projet, d’un objectif.
Aussi pour faire émerger les représentations individuelles. Avec les outils de post-it digitaux, de cartes heuristiques (cartes mentales / mindmap) et de tableaux blancs collaboratifs.
Le photolanguage
Enfin, la technique du photolangage souvent utilisée lors de réunions et ateliers en présentiel est transposable à distance, en début ou en fin de réunion. Elle permet de faire une photographie des ressentis du groupe vis-à-vis d’un projet ou d’actions à mettre en œuvre. En amont, l’animateur aura sélectionné une variétés d’images ou de photos disposées sur un tableau blanc virtuel. Chacun choisit une image représentative de sa perception, son ressenti, « vis-à-vis de… » et peut commenter brièvement ce choix oralement ou dans le chat.